Informații la zi despre Mediere, Avocat și Mediator autorizat ILIE DORIN

Ghid orientativ pentru procedura sedintei de informare privind medierea atunci cand o societate are mai multe ligitii/conflicte in fiecare luna/an

NOTA: Preluarea neautorizata si fara indicarea sursei (link direct) si autorului incalca drepturile de autor.

Practica unei societati care este parte in mai multe conflicte/litigii, pare a fi surprinsa in vid atunci cand se vorbeste despre sedinta de informare prvind medierea, parcursa cu un mediator autorizat.

Acum aprope 9 luni, cand am participat la o conferinta despre Noul Cod de Procedura Civila care viza si sedinta de informare privind medierea, in cadrul discutiilor din Panelul dedicat Medierii, un consilier juridic reprezentant al companiei de telefonie ORANGE, a pus problema informarii la mediator in urmatoarea intrebare: de ce sa ma informez eu la mediator privind avantajele medierii in litigiile mele, care pot fi si 1000 pe luna, avantaje care eu le stiu?! Ce lege este aceasta?! O exceptionala intrebare care vizeaza in mod direct procedura si practica sedintei de informare.

Asa cum sustin si sustineam si atunci printr-un articol ( Rezumat Conferinta – Panel Mediere) , sedinta de informare prvind medierea este o discutie intre un tert neutru – mediatorul si partea cu care societatea este in conflict, dialog focusat exclusiv pe conflictul dintre cele doua parti, cu scopul precis de a  solutiona acel conflict/litigiu prin mediere, la un mediator autorizat, atunci sau la o alta data stabilita de comun acord.

Dar care ar fi procedura pentru 1000 de sedinte de informare privind medierea , sa zicem ale Companiei Orange? Sau care ar fi procedura pentru sutele de conflicte/litigii ale altor operatori, ori agenti economici de tot felul (societati comerciale, banci, firme de asigurari, asociatii de proprietari, etc) ?

Situandu-ne in cadrul legal stabilit de  Legea 192/2006 privind medierea si organizarea profesiei de mediator, in art 2 al acestei legi, consideram ca sedinta de informare privind medierea poate fi facuta, atunci cand o persoana fizica sau juridica se afla in mai multe litigii, luand in considerare procedura pe care o vom expune mai jos.

Plecand de la faptul ca sedinta de mediere se desfasoara in biroul mediatorului  cu ambele parti in acelasi timp sau separat (la interval de cateva ore ori zile) si ca doar dupa acceptul (accept  ce poate fi dat in mod separat in sedintele separate) ambelor parti privind medierea conflictului se poate discuta si semna Contractul de Mediere la stabilita pentru mediere, putem conchide ca pentru o societate cu mai multe litigii sedinta de informare s-ar putea face in mod separat pentru societate si pentru fiecare parte din conflictele societatii.

Sa luam exemplul unei societati cu aproximativ 40 de conflicte noi in fiecare luna. Luam in considerare faptul ca societatea colaboreaza cu un mediator caruia in fiecare saptamana ii directioneaza conflictele (raportul de colaborare nu trebuie sa impieteze asupra neutralitatii si impartailitatii mediatorului pentru ca medierea sa nu esueze), sa zicem 10 conflicte pe saptamana. Important e ca atunci cand i le directioneaza mediatorului, la fiecare conflict ori la toate – sa recomande  o marja de negociere cu limite minime, maxime, si conditiile unui accord de mediere intre societate si partile din conflicte, sa propuna mediatorului conditiile de mediere, daca doreste acest lucru si daca este cazul pentru fiecare speta in parte. Asa cum reprezentantul Orange de la conferinta de care aminteam mai sus a spus, compania Orange cunoaste avantajele medierii si directorul departamentului de litigii nu are nevoie sa fie “informat despre avantajele medierii”, pentru o eventuala mediere a vreunui conflict in parte (medierea generala a conflictelor fiind imposibila), insa pozitionandu-se pe un teren de o cat de mica negociere, va putea oferi un pre-acord in vederea medierii, exclusiv mediatorului. Mediatorul va trebui sa respecte confidentialitatea tuturor informatiilor oferite de societate –, pre-acord in vederea medierii,  limite si conditii de negociere prezentate in avans, pentru a nu mai fi nevoita se se prezinte la fiecare sedinta de informare, pentru fiecare conflict. In acest moment, din punct de vedere procedural, mediatorul stie pozitia si punctul de vedere al unei parti din conflict (societatea). In acest caz ramane in diligenta si tehnica mediatorului ce unghi vede si ce strategie de mediere va adopta pentru medierea conflictelor in care se aflat societatea. Mentionam ca mediatorul priveste si analizeaza fiecare conflict in mod individual, in vederea medierii lui, pentru acest lucru fiindu-i necesar punctul de vedere al fiecarei parti implicate. De la societate punctul de vedere exista: acepta medierea “daca si numai daca”. Astfel, mediatorul, primind mandat de demarare a procedurilor de mediere de la societatea care are aceste conflicte, va invita in fiecare saptamana, 10 persoane la mediere, pentru a le face cunoscute , in mod direct si  individual avantajele medierii in speta lor, rolul mediatorului, drepturile lor in mediere, efectele unui eventual Acord de Mediere, si a discuta cu acestea despre posibilitatea medierii, in vederea acceptarii medierii si solutionarii amiabile. Sedintele cu cele 10 persoane vor fi tot in numar de 10, deci acel mediator va avea 10 sedinte de informare pe saptamana, cu 10 persoane implicate in fiecare conflict, 10 conflicte privite in mod separat si individual. Fiecare persoana din fiecare conflict, dupa discutiile cu mediatorul despre mediere si conflictul sau, va avea la randu-i un punct de vedere. Daca mediatorul, in mod separat pentru fiecare conflict, observa posibilitatea de mediere in sensul  ajungerii la un un punct comun intre acordul societatii si persoana invitata la mediere pentru medierea conflictului respectiv, fixeaza cu aceasta o data pentru mediere, in functie de calendarul dinainte stabilit ( ca si eventualitate) cu societatea. La data stabilita, medierea va putea incepe odata cu semnarea Contractului de mediere.

Daca persoana invitata nu raspunde la Invitatia la Mediere expediata de Biroul de mediator, ori declara in scris ca nu doreste participarea la o astfel de sedinta, ori nu se prezinta la sedinta de informare pentru discutii la data si ora indicate de mediator, mediatorul este indrituit sa elibereze societatii un Proces Verbal in care constata neparcurgerea sedintei de informare cu persoana invitata, conform celor 3 ipoteze de la art 2 alin 1 indice 1 din Legea Medierii.

Daca persoana se prezinta la sedinta de mediere si au loc discutii despre mediere si conflict, insa persoana nu doreste derularea medierii conflictului, mediatorul este indrituit sa elibereze un Certificat de informare, certificat care constata ca procedura de informare a fost efectuata, discutiile despre mediere si avantajele ei au fost purtate cu ambele parti, insa pentru moment nu se dorese solutionarea amiabila prin mediere.

Semnarea Contractului de Mediere, atunci cand societatea da mediatorului acordul pentru medierea conflictului, si atunci cand mediatorul in discutii cu partea invitata constata ca si aceasta doreste medierea conflictului si o solutie amiabila, are loc la data dinainte stabilita (ca si referinta ) de catre societate, si agreata si acceptata atat de mediator si cat si de partea persoana invitata. Eliberarea Procesului Verbal se va face in ziua in care era fixata sedinta de informare si persoana invitata nu a raspuns invitatiei, a raspuns in scris ca nu doreste participarea, ori desi a spus ca se prezinta, nu s-a prezentat la sedinta, cf art 2 alin 1 indice 1 din Legea Medierii. Eliberarea Certificatului de Informare se face in ziua in care persoana invitata a venit la mediator, au avut loc discutii despre mediabilitatea conflictului, si s-a stabilit o data pentru mediere, ori partea a decis ca doreste solutionarea prin instanta. In acest caz, partea semneaza impreuna cu mediatorul Certificatul de Informare, urmand ca dupa ce va fi semnat si de catre reprezentantul societatii sa ii fie expediata o copie a acestui Certificat.

Societatea avand mai multe conflicte, ipoteza de la care am plecat mai sus, va putea intocmi cu mediatorul colaborator un Raport Saptamanal de Predare Primire a documentelor. Mediatorul va preda societatii Procesele Verbale ce constata neparcurgerea sedintei, Certificatele de informare spre semnare ( din care 1 exemplar va da societatii), si va preda lista cu datele fixate pentru medierea conflictelor acolo unde partile invitate au acceptat. Mediatorul va primi de la societate actele cu noile conflicte pentru saptamana ce urmeaza, conflicte pentru care procedura va trebui initiata.

La aceasta procedura am plecat de la ideea unei societati care are de incasat niste debite restante de la anumiti clienti, societate ce doreste medierea in anumite conditii si limite, medierea fiindu-i foarte avantajoasa in ceea priveste platile efectuate de clienti, timpii de solutionare a conflictului, flexibilitatea procedurii si rapiditatea dobandirii unui titlu executoriu pentru acel debit (fie si esalonat) – avand in vedere faptul ca un Acord de Mediere se consfinteste in procedura nelitigioasa la un termen scurt dat de instanta (cateva zile sau cateva saptamani), sau posibilitatea societatii de a negocia un onorariu cu un notar si autentificarea acordului sa se faca in aceeasi zi in care se semneaza Acordul de mediere. Toate procedurile cu medierea conflictului ar dura 2-4 sapatamani. Iata rapiditatea dobandirii unui titlu executoriu pentru un conflict care in instanta, cu tot cu cai de atac ar dura undeva la 2-3 ani. Nu luam in calcul ca din 40 de conflicte se solutioneaza toate, poate 30, poate 20, in toate cazurile un minimum minimorum de 10 conflicte va fi solutionat prin mediere. Chiar si acest minim, putand fi depasit cu usurinta,  este o cifra foarte buna pentru o astfel de firma care ar fi trebuit sa investeasca timp, taxe de timbru, onorarii diverse si eventual expertize pentru a ajunge la un final de litigiu in care sa aiba o Hotararea judecatoreasca ca si titlu executoriu.

Definitorie pentru succesul medierii conflictelor societatii va fi increderea societatii in capacitatile, capabilitatile, aptitudinile si experienta mediatorului , incredere pe care mediatorul va trebui sa o dobandeasca si de la fiecare persoana invitata la mediere. Doar aceasta incredere comuna a partilor din conflict in persoana mediatorulului, le va putea determina pe acestea sa ii permita interventia in conflict, si sa procedeze la medierea conflictului. Increderea in mediator este un din conditiile fundamentale, pregatitoate si premergatoare medierii, asa cum legea medierii stipuleaza la art 1 aliniatul 2: “Medierea se bazeaza pe increderea pe care partile o acorda mediatorului, ca persoana apta sa faciliteze negocierile dintre ele si sa le sprijine pentru solutionarea conflictului, prin obtinerea unei solutii reciproc convenabile, eficiente si durabile.”

Probabilitatea ca un conflict  de orice natura sa fie solutionat la mediator este data de neutralitatea si impartialitatea acestuia, capacitatea si experienta mediatorului, terenul neutru la care sunt invitate partile din conflict pentru medierea ce implica analiza situatiei (cauze, istoric, efecte, solutii) , precum si economia foarte mare de timp si bani pentru partile din cele mai variate conflicte, avantaje comune pentru partile din conflict.

Preluarea neautorizata si fara indicarea sursei (link direct) si autorului incalca drepturile de autor